Hysbysiad Preifatrwydd

Ein Cefndir

Y Comisiwn Brenhinol yw corff ymchwilio ac archif cenedlaethol amgylchedd hanesyddol Cymru.
Darganfyddwch fwy amdanom yma.

Ein Dyletswyddau Swyddogol

Mae ein Gwarant Frenhinol yn nodi ein dyletswyddau swyddogol ac yn darparu’r sail gyfreithiol dros ein tasg gyhoeddus.

Data Personol

Er mwyn cyflawni ein cyfrifoldebau cyhoeddus a sicrhau ein bod ni’n cydymffurfio â’n Gwarant Frenhinol byddwn yn prosesu data personol sylfaenol. Ni yw ‘Rheolydd’ y data hwn, a’n manylion cysylltu yw:

CBHC
Ffordd Penglais
Aberystwyth SY23 3BU
01970 621200
chc.cymru@cbhc.gov.uk
nmr.wales@rcahmw.gov.uk

Disgrifiwn isod y mathau o wybodaeth bersonol y byddwn ni’n eu rheoli a’u prosesu, dibenion hyn a’r sail gyfreithiol drosto, unrhyw un sy’n derbyn y data neu unrhyw drosglwyddiadau data, ac am ba hyd y byddwn ni’n cadw’r data.

 

1. Gweinyddu Cofnodion Archifol

Yr hyn y mae ei angen arnom
Enwau a chyfeiriadau’r rheiny sy’n rhoi neu’n adneuo archifau yn y Cofnod Henebion Cenedlaethol.

Crewyr a deiliaid hawlfraint y cofnodion hynny.

Pam mae ei angen arnom
Er mwyn cofnodi o ba le y mae ein harchifau’n dod a darparu catalog priodol ohonynt, fel rhan o’n dyletswydd i lunio, cynnal a churaduro Cofnod Henebion Cenedlaethol Cymru fel cofnod cenedlaethol sylfaenol yr amgylchedd archaeolegol a hanesyddol.

Er mwyn diogelu hawliau’r rheiny sy’n dal hawlfraint y cofnodion yn ein harchifau a chydnabod crewyr cofnodion.

Yr hyn y byddwn ni’n ei wneud ag ef
Caiff y data ei brosesu gan ein staff yn y DU, ac at ddibenion gwesteia a chynnal TG mae wedi’i leoli ar weinyddion yn y DU, y tu allan i’n sefydliad. Gall enwau crewyr archifau gael eu cyrchu gan ddefnyddwyr cyhoeddus ein catalog o archifau ar-lein wrth wneud ymchwil archifol safonol. Mae enwau a chyfeiriadau rhoddwyr a deiliaid hawlfraint yn cael eu storio ar ein cofrestr derbynion electronig ac ni fyddant byth yn cael eu rhannu’n uniongyrchol â’r cyhoedd.

Am ba hyd y byddwn ni’n ei gadw
Fel rhan o’n dyletswydd gyhoeddus i gynnal a churaduro archif cenedlaethol, bydd y data’n cael ei gadw am byth, yn unol ag arfer safonol.

 

2. Gweinyddu Ymholiadau gan y Cyhoedd a Gwerthiant i Gwsmeriaid

Yr hyn y mae ei angen arnom
Enwau, cyfeiriadau a manylion cysylltu y rheiny sy’n gwneud ymholiadau cyhoeddus i CBHC.

Manylion cardiau banc neu gredyd cwsmeriaid sy’n prynu nwyddau a gwasanaethau.

Pam mae ei angen arnom
Er mwyn ymateb i ymholiadau a chyflenwi’r wybodaeth a chofnodion y gofynnir amdanynt, gan sicrhau bod cwsmeriaid yn derbyn gwasanaeth effeithiol, fel rhan o’n dyletswydd i hyrwyddo defnydd y cyhoedd o’r wybodaeth sydd ar gael yng Nghofnod Henebion Cenedlaethol Cymru.

Er mwyn cymryd taliadau pan fydd cwsmeriaid yn prynu nwyddau a gwasanaethau gan CBHC.

Yr hyn y byddwn ni’n ei wneud ag ef
Caiff data ymholwyr ei brosesu’n bennaf gan ein staff yn y DU, ac fe’i storir ar ein system ffeilio gofrestredig, sydd wedi’i lleoli’n fewnol ac yn cael ei rheoli’n fewnol. Storir y data hefyd ar ein system rheoli perthynas cwsmeriaid electronig, sy’n cael ei gweisteia’n allanol ar weinyddion yn UDA.

Ni ddefnyddir manylion ariannol cwsmeriaid ond ar gyfer eu mewnbynnu ar unwaith i’n peiriant talu â cherdyn.

Am ba hyd y byddwn ni’n ei gadw
Cedwir manylion ymholiadau am dair blynedd er mwyn gallu ymdrin ag unrhyw geisiadau pellach am gofnodion neu wybodaeth.

Ni chedwir manylion ariannol cwsmeriaid ar ôl i’r taliad gael ei wneud.

 

3. Gweinyddu’n Rhwydwaith o Gyfeillion

Yr hyn y mae ei angen arnom
Enwau, cyfeiriadau a manylion cysylltu aelodau ein Rhwydwaith o Gyfeillion.

Pam mae ei angen arnom
Er mwyn rheoli’r Rhwydwaith o Gyfeillion, a rhoi gwybod i aelodau am ddigwyddiadau, newyddion a chynigion arbennig, fel rhan o’n dyletswydd i hyrwyddo defnydd y cyhoedd o’r wybodaeth sydd ar gael yng Nghofnod Henebion Cenedlaethol Cymru.

Yr hyn y byddwn ni’n ei wneud ag ef
Caiff y data ei brosesu gan ein staff yn y DU. Cedwir manylion aelodau ar ffeil a chronfa ddata, y mae’r ddwy ohonynt yn cael eu storio a’u rheoli’n fewnol.

Am ba hyd y byddwn ni’n ei gadw
Cedwir manylion cyhyd ag y bydd unigolyn yn dymuno parhau’n aelod o’r Rhwydwaith o Gyfeillion.

 

4. Cyfathrebu â Chynadleddwyr

Yr hyn y mae ei angen arnom
Cyfeiriadau e-bost y rheiny sy’n mynychu ein Cynhadledd Gorffennol Digidol flynyddol.

Pam mae ei angen arnom
Er mwyn cyfathrebu â chynadleddwyr i roi manylion, amserau, rhaglenni, cyfarwyddiadau ymuno, ac ati, y gynhadledd. Mae’r gynhadledd yn allweddol gan ei bod hi’n ein galluogi i gyflawni ein dyletswydd i sefydlu a chynnal safonau cenedlaethol mewn perthynas ag arolygu, cofnodi a churaduro cofnodion yn ymwneud ag archaeoleg a phensaernïaeth hanesyddol, a darparu arweiniad ar y materion hyn i gyrff eraill.

Yr hyn y byddwn ni’n ei wneud ag ef
Caiff y data ei brosesu gan ein staff yn y DU. Cedwir manylion aelodau ar ffeil ddiogel, sy’n cael ei storio a’i rheoli’n fewnol.

Am ba hyd y byddwn ni’n ei gadw
Cedwir manylion cyhyd ag y bydd y gynhadledd flynyddol yn parhau i gael ei chynnal.

 

5. Gweinyddu Cofnodion Ariannol

Yr hyn y mae ei angen arnom
Enwau, cyfeiriadau, manylion cysylltu a manylion banc cyflenwyr a chwsmeriaid.

Pam mae ei angen arnom
Er mwyn codi a thalu anfonebau, derbyn taliadau, a chynnal cofnodion ariannol sy’n ofynnol o dan y gyfraith.

Yr hyn y byddwn ni’n ei wneud ag ef
Caiff y data ei brosesu gan ein staff cyllid yn y DU, a’i rannu gyda staff cyllid Llywodraeth Cymru fel y bo angen. Cedwir y data ar system gyfrifydda ddigidol fewnol ddiogel ac ar ffeiliau cofrestredig.

Am ba hyd y byddwn ni’n ei gadw
Cedwir y wybodaeth am saith mlynedd, yn unol â gofynion Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi.

 

6. Darparu Cyfathrebiadau E-bost

Yr hyn y mae ei angen arnom
Cyfeiriadau e-bost cysylltiadau busnes, ymholwyr, cyflenwyr a chwsmeriaid.

Pam mae ei angen arnom
Ar gyfer cyfathrebiadau yn ystod trefn arferol ein gwaith er mwyn cyflawni’r dyletswyddau cyhoeddus a nodir yn ein Gwarant Frenhinol.

Yr hyn y byddwn ni’n ei wneud ag ef
Caiff ein systemau e-bost eu gwesteia a’u rheoli gan Microsoft Office 365. Caiff y data ei storio mewn canolfannau data yn Ewrop.

Caiff e-byst eu storio’n lleol hefyd ar gyfrifiaduron personol bwrdd gwaith Office-seiliedig a’u storio fel .OST.

Am ba hyd y byddwn ni’n ei gadw
Cedwir e-byst mewn cyfrifon defnyddiwr unigol am hyd at dair blynedd, ond mae’n bosibl y byddant yn cael eu cadw ar ein ffeiliau cofrestredig am fwy o amser, yn unol â gofynion gweithredol.

 

7. Perfformiad a Gwella Gwasanaethau Gwe-seiliedig

Yr hyn y mae ei angen arnom
Cwcis, sef ffeiliau testun bach sy’n cael eu hysgrifennu gan weinydd gwe i’ch disg caled. Ni allant gael eu darllen na’u golygu ond gan y wefan a’u hysgrifennodd yn wreiddiol ac fe’u defnyddir fel rheol i’ch adnabod fel yr un person ar draws pob cais a wnewch i weld tudalen we.

Pam mae ei angen arnom
Mae’r cwcis yn helpu gyda pherfformiad ein gwasanaethau gwe-seiliedig, megis ein gwefan a Coflein, ac yn caniatáu i ni ddadansoddi’r defnydd a wneir o’r gwasanaethau hyn a’u gwella. Mae mynediad gwe-seiliedig i’n gwybodaeth yn allweddol gan ei fod yn ein galluogi i hybu defnyddio’r wybodaeth yng Nghofnod Henebion Cenedlaethol Cymru gan y cyhoedd.

Yr hyn y byddwn ni’n ei wneud ag ef
Caiff rhai cwcis eu rhannu’n awtomatig gyda Google Analytics, a fydd yn casglu’r data ynghyd i ddarparu ystadegau i ni ar y defnydd sy’n cael ei wneud o’n gwasanaethau.

Defnyddir cwcis sesiwn i storio cyfeiriad at ddata sesiwn. Caiff y cwci hwn ei ddileu pan gaeir y porwr.

Am ba hyd y byddwn ni’n ei gadw
Ni fyddwn yn cadw cwcis ar ôl i’r data gael ei gasglu ynghyd ar gyfer ystadegau, neu ar ôl i’r defnyddiwr gau ei borwr.

 

8. Gweinyddu Prosiectau a Ariennir yn Allanol

Yr hyn y mae ei angen arnom
Enwau a manylion cysylltu gwirfoddolwyr a chyfranogwyr sy’n ymgymryd â gweithgareddau prosiect a ariennir, a thaflenni amser ar gyfer gwirfoddolwyr. Ffurflenni caniatâd ffotograffig gan gyfranogwyr, lle bo raid, a ffurflenni caniatâd rhiant os bydd pobl ifanc yn cymryd rhan mewn digwyddiadau o’r fath. Cofnodion gwerthuso prosiect sy’n galluogi gwirfoddolwyr a chyfranogwyr i roi adborth.

Pam mae ei angen arnom
Er mwyn gweinyddu ein prosiectau a ariennir yn briodol, sicrhau bod gennym y caniatâd angenrheidiol ar gyfer tynnu ffotograffau neu gyfranogiad pobl ifanc, a darparu’r cofnodion adborth a monitro angenrheidiol at ddefnydd cyrff cyllido.

Yr hyn y byddwn ni’n ei wneud ag ef
Byddwn yn ei brosesu’n fewnol, o dan reolaeth staff y prosiect, ar ein system ffeilio gofrestredig. Byddwn yn rhannu manylion detholedig gyda’r cyrff cyllido, yn unol â gofynion y rheolau cyllido, er mwyn darparu tystiolaeth mewn perthynas â gwaith ar y prosiectau a chanlyniadau’r prosiectau.

Am ba hyd y byddwn ni’n ei gadw
Cedwir y data tra bo’r prosiect ar waith, a gall cofnodion gwerthuso ac adborth gael eu cadw am gyfnod ar ôl y prosiect, gan ddibynnu ar y rheolau cyllido.

 

9. Gweinyddu Gwobrau Angel Treftadaeth Cymru

Yr hyn y mae ei angen arnom
Enwau a manylion cysylltu enwebeion ar gyfer y gwobrau a’u henwebwyr.

Pam mae ei angen arnom
Er mwyn gweinyddu’r broses wobrwyo a chyfathrebu â’r rheiny sy’n cymryd rhan. Byddwn yn ceisio caniatâd enwebeion ac enwebwyr i brosesu’r wybodaeth hon.

Yr hyn y byddwn ni’n ei wneud ag ef
Cedwir y manylion ar ffeil gofrestredig electronig, ac ar daenlen mewn ffolder y cyfyngir ar fynediad iddo, mewn system a reolir a fewnol.

Byddwn yn rhannu manylion cysylltu â’r Andrew Lloyd Webber Foundation, sy’n ariannu’r gwobrau, a rhennir manylion yr enillwyr â Historic England, sy’n gweinyddu’r Gwobrau Angel Treftadaeth ar ran y DU gyfan.

Mae’r ffurflenni enwebu ar-lein a gyflwynir gan enwebwyr yn cael eu darparu drwy wasanaeth trydydd parti, y mae ganddo weinyddion yn yr UE.

Am ba hyd y byddwn ni’n ei gadw
Cedwir enwebiadau aflwyddiannus am 12 mis. Bydd manylion cysylltu enwebwyr sy’n dewis cael gwybod am wobrau yn y dyfodol yn cael eu cadw hyd nes iddynt ddweud nad ydynt am fod ar y rhestr o gysylltiadau. Gofynnwn iddynt gadarnhau eu dymuniadau bob blwyddyn.

 

10. Gweinyddu Ymatebion i Ymgynghoriad y Grŵp Amgylchedd Hanesyddol (GAH) ar Yr Amgylchedd Hanesyddol a Newid Hinsawdd: Cynllun Ymaddasu Sectoraidd

Yr hyn y mae ei angen arnom
Enwau a manylion cysylltu’r rheiny sy’n ymateb i’r ymgynghoriad.

Pam mae ei angen arnom
Er mwyn gweinyddu’r ymatebion ar ran y GAH, yr ydym yn aelod ohono, fel rhan o’n dyletswydd gyhoeddus i sefydlu a chynnal safonau cenedlaethol ym maes arolygu a chofnodi’r amgylchedd hanesyddol, a rhoi arweiniad ar y materion hyn i gyrff eraill.

Yr hyn y byddwn ni’n ei wneud ag ef
Cedwir y manylion ar ffeil gofrestredig electronig, mewn system wedi’i rheoli’n fewnol.

Rhannwn y manylion ag aelodau’r GAU at ddibenion dadansoddi’r ymatebion i’r ymgynghoriad.

Am ba hyd y byddwn ni’n ei gadw
Cedwir yr ymatebion am dair blynedd i ganiatáu ar gyfer cynhyrchu’r adroddiad cryno ac i ddarparu tystiolaeth ar gyfer penderfyniadau am gyfnod rhesymol o amser ar ôl yr ymgynghoriad.

 

Beth yw eich hawliau?

Os byddwch, ar unrhyw adeg, yn dymuno gweld y wybodaeth amdanoch y byddwn yn ei phrosesu, neu os credwch ei bod yn anghywir, cewch wneud cais i weld y wybodaeth, a’i chael hi wedi’i chywiro neu’i dileu hyd yn oed. Os byddwch am wneud ymholiad neu gwyn ynghylch y modd yr ydym wedi defnyddio eich data personol, cewch gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data a fydd yn ymchwilio i’r mater ac yn ymateb.

Os na fyddwch yn fodlon ar ein hymateb, neu os credwch nad ydym yn prosesu’ch data personol yn unol â’r gyfraith, cewch gwyno wrth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).

Ein Swyddog Diogelu Data yw Gareth Edwards, a gallwch gysylltu ag ef yn: gareth.edwards@cbhc.gov.uk


I lawrlwytho’r ddogfen hon fel ffeil PDF, cliciwch yma: Hysbysiad Preifatrwydd 2018 f3

Logo Trwydded Llywodraeth Agored Mae’r ddogfen hon ar gael o dan y Drwydded Llywodraeth Agored.

 

Tweets