Polisi Casglu Cofnod Henebion Cenedlaethol Cymru
CBHC / RCAHMW > Amdanom Ni > Gwybodaeth Gorfforaethol > Polisïau > Polisi Casglu Cofnod Henebion Cenedlaethol Cymru

Polisi Casglu Cofnod Henebion Cenedlaethol Cymru

1.  Y Sefydliad
2. Statws Cyfreithio
3. Cwmpas

Perthnasedd
Categorïau
Tarddiadau
Gorgyffwrdd a Chydweithio â Chyrff Eraills

4. Prosesau

Dulliau Caffael
Amodau
Dad-Dderbyn a Dinistrio Cofnodion

1. Y Sefydliad

Y Polisi Casglu hwn sy’n llywodraethu casgliadau archifol Cofnod Henebion Cenedlaethol Cymru (CHCC). CHCC yw archif cyhoeddus Comisiwn Brenhinol Henebion Cymru (CBHC), y corff sy’n ymchwilio i amgylchedd hanesyddol Cymru. Ganddo ef y mae’r rôl arweiniol o ran sicrhau y caiff treftadaeth archaeolegol, adeiledig ac arforol Cymru ei chofnodi’n awdurdodol a’i deall, a chais hyrwyddo gwerthfawrogiad o’r dreftadaeth honno yn genedlaethol ac yn rhyngwladol. Dyma’n cyfeiriad a’n manylion cysylltu:

Comisiwn Brenhinol Henebion Cymru

Ffordd Penglais, Aberystwyth, Ceredigion SY23 3BU

Ffôn: +44(0)1970 621200

Ffacs: +44(0)1970 627701

E-bost: chc.cymru@cbhc.gov.uk
Nôl i ben y dudalen

2. Statws Cyfreithiol

Mae CBHC wedi’i sefydlu o dan Warant Frenhinol sy’n rhoi iddo’i bwerau, yn nodi ei brif gyfrifoldebau ac yn gosod dyletswydd arno:

i arolygu a chofnodi henebion ac adeiladweithiau sydd yn gysylltiedig â diwylliant cyfoes, gwareiddiad ac amodau pobl Cymru o’r cyfnod cynharaf (gan gynnwys yr henebion a’r adeiladweithiau yng ngwely’r môr, arno neu oddi tano o fewn moroedd tiriogaethol y Deyrnas Unedig ger Cymru) neu sydd yn eu hegluro trwy gywain, cynnal a churadu Cofnod Henebion Cenedlaethol Cymru fel y cofnod cenedlaethol sylfaenol o’r amgylchedd archeolegol a hanesyddol.

Yn unol â hynny, mae’r polisi hwn yn disgrifio’n nod, o dan y Warant Frenhinol, sef:

casglu a chadw cofnod cynhwysfawr o henebion archaeolegol, pensaernïol a hanesyddol Cymru, gan gynnwys ei dyfroedd tiriogaethol, o’r cyfnodau cynharaf hyd heddiw, a threfnu i’r cofnod hwnnw fod ar gael.

Nôl i ben y dudalen

3. Cwmpas

Perthnasedd

I ddaliadau archifol CHCC fod yn berthnasol i’w gylch gwaith, fe ddylent, o ran eu cynnwys, wneud hyn:

  • Cofnodi safleoedd a thirweddau archaeolegol, diwydiannol ac arforol, a phensaernïaeth yng Nghymru. O ran eu cyfnod, gall y safleoedd hynny ddyddio o’r adeg gynharaf o’u meddiannu gan bobl yng Nghymru, hyd at heddiw.
  • Ymwneud yn bennaf ag adeiladwaith, cynllun, datblygiad a chyflwr presennol y safleoedd hynny, a/neu eu cefndir hanesyddol, y dehongliad ohonynt, a’u statws cyfreithiol.
  • Os nad yw’n ymwneud â safle penodol, darparu gwybodaeth berthnasol am gefndir hanesyddol a thechnegol safleoedd o’r fath yng Nghymru gan eu gosod yn eu cyd- destun Prydeinig neu ryngwladol a darparu gwybodaeth gymharol sy’n berthnasol i’w hastudio.
  • Yn achos casgliadau, rhaid i’r mwyafrif o’r cofnodion mewn casgliad ymwneud yn uniongyrchol â safleoedd yng Nghymru, fel y disgrifiwyd yn barod.

Nôl i ben y dudalen

Categorïau

  • Archifau Cloddiadau Archaeolegol – cofnodion cyflawn o gloddiadau archaeolegol* llawn.
  • Archifau Gwerthusiadau dan Gontract – cofnodion cyflawn sy’n ffrwyth unrhyw ffurf ar werthusiad archaeolegol neu bensaernïol (e.e. arolwg pen-desg, briff gwylio) a wnaed gan archaeolegwyr neu arbenigwyr eraill dan gontract.
  • Archifau o Gyhoeddiadau – cofnodion o gynhyrchu cyfrolau cyhoeddedig ar bynciau archaeolegol neu bensaernïol.
  • Archifau Masnachol – cofnodion sy’n berthnasol i bensaernïaeth neu archaeoleg ac sy’n deillio o waith cwmnïau masnachol (e.e. practisau pensaernïol, cwmnïau peirianneg sifil neu gwmnïau diwydiannol).
  • Cofnodion Arolygon Cyffredinol – cofnodion sy’n deillio o arolygu safleoedd archaeolegol neu bensaernïol, a’r rheiny heb fod yn rhan o archifau o gloddiadau llawn nac archifau dan gontract (e.e. llyfrau nodiadau maes, adroddiadau).
  • Cofnodion Academaidd – cofnodion sy’n deillio o waith academaidd hir (e.e. traethodau hir, doethuriaethau, ac ati) ar bynciau archaeolegol neu bensaernïol.
  • Cofnodion Diogelu Statudol – cofnodion a gynhyrchir wrth ddiogelu, gofalu a monitro adeiladau (e.e. adeiladau rhestredig, henebion cofrestredig) yn gyfreithiol.
  • Casgliadau Personol – casgliadau o gofnodion archaeolegol neu bensaernïol a grëwyd neu a gasglwyd gan arbenigwyr proffesiynol ac amatur wrth iddynt wneud eu hymchwil.
  • Llenyddiaeth Lwyd – adroddiadau sydd heb eu cyhoeddi (a’r rheiny’n aml yn deillio o waith contract) ar arolygon archaeolegol neu bensaernïol, gwerthusiadau, neu astudiaethau thematig.
  • Ffotograffau Arbenigol a dynnwyd ar lawr gwlad – cofnodion ffotograffig o safleoedd archaeolegol, henebion ac adeiladau a’r rheiny wedi’u cynhyrchu at ddibenion cofnodi.
  • Ffotograffau Hanesyddol a dynnwyd ar lawr gwlad – ffotograffau ac iddynt gynnwys pensaernïol neu archaeolegol ac a dynnwyd yn wreiddiol at amrywiol ddibenion (e.e. cardiau post, ffotograffau personol).
  • Awyrluniau Arosgo
  • Awyrluniau Fertigol
  • Mapiau – cofnodion cartograffig nad ydynt yn rhan o’n casgliadau cyhoeddedig a chyffredinol o fapiau ond sy’n gofnodion archifol unigryw.
  • Lluniadau Pensaernïol – cofnodion graffigol o adeiladau, a’r rheiny wedi’u cynhyrchu gan benseiri masnachol neu drwy gofnodi, adlunio a dehongli pensaernïol.
  • Lluniadau o Arolygon Archaeolegol – cofnodion graffigol o safleoedd a darganfyddiadau archaeolegol sy’n ffrwyth arolygu, cloddio, adlunio a dehongli.
  • Gweithiau Celf – cofnodion graffigol o adeiladau, cofadeiliau a safleoedd archaeolegol perthnasol, a’r rheiny wedi’u cynhyrchu am resymau artistig neu anarbenigol.
  • Cofnodion Cefndir – cofnodion nad ydynt o reidrwydd yn gysylltiedig â safleoedd penodol ond sy’n cyfleu cefndir hanesyddol neu dechnegol y pwnc, gan gynnwys astudiaethau cymharol cenedlaethol a rhyngwladol, erthyglau ar bwnc penodol, neu ddogfennau hanesyddol cysylltiedig.
  • Cofnodion Hanesyddol CBHC – cofnodion sy’n ymwneud â hanes y Comisiwn Brenhinol, ei waith, ei ddatblygiad a’i staff (e.e. detholiad o ddogfennau gweinyddol CBHC, cofnodion ynghylch cyn-aelodau blaenllaw o’i staff)
  • Manylion Gwerthiannau

* Drwy gydol y testun, mae’r term “archaeolegol” yn cyfeirio at bob math o archaeoleg, gan gynnwys archaeoleg ddiwydiannol, archaeoleg arforol ac archaeoleg y dirwedd.

Gall y categorïau uchod o gofnodion fod ar ffurf copi caled neu’n ddigidol eu fformat. Os yw’r cofnodion gwreiddiol yn rhai digidol, yr ydym yn ymrwymo i gadw’r cofnodion yn y fformat hwnnw os bydd hynny’n bosibl.
Nôl i ben y dudalen

Tarddiadau
Yr ydym yn ymrwymo i gasglu cofnodion sydd wedi’u cynhyrchu gan CBHC, Cadw ac Ymddiriedolaethau Archaeolegol Cymru. Byddwn ni hefyd yn casglu cofnodion cyrff cyhoeddus a sefydliadau academaidd eraill, megis yr Ymddiriedolaeth Genedlaethol, yr Arolwg Ordnans ac adrannau prifysgolion. Yn ogystal, fe gymerwn ni gofnodion gan gyrff preifat a masnachol, yn enwedig contractwyr archaeolegol a phractisau pensaernïol neu bractisau peirianneg sifil. Mae gennym ni ddiddordeb hefyd mewn cofnodion sydd wedi’u cynhyrchu gan arbenigwyr unigol, gan gynnwys archaeolegwyr a haneswyr pensaernïol, ac aelodau o’r cyhoedd sydd wedi cynhyrchu cofnodion drwy ymchwilio i bynciau perthnasol neu gasglu deunyddiau yn eu cylch.
Nôl i ben y dudalen

Gorgyffwrdd a Chydweithio â Chyrff Eraill
Yr ydym yn ymrwyno i gysylltu â chyrff archifol cenedlaethol priodol eraill yng Nghymru a’r DU, gan gynnwys Llyfrgell Genedlaethol Cymru, Cofnodion Henebion Cenedlaethol yr Alban a Lloegr ac Amgueddfa Cymru, ynghylch caffael cofnodion. Byddwn ni’n cadw

mewn cysylltiad cyson â chyrff o’r fath i sicrhau mai hwy a gaiff y cynnig cyntaf os cynigir i ni gasgliadau sy’n fwy perthnasol i’w cylch gwaith hwy. Er enghraifft, os cawn ni gynnig archif y mae’r mwyafrif o’r cofnodion ynddo’n ymwneud â safleoedd yn Lloegr, fe gysylltwn â Chofnodion Henebion Cenedlaethol Lloegr; os yw casgliad yn cynnwys ar y mwyaf o ddeunydd sy’n fwy perthnasol i wleidyddiaeth Cymru, fe ymgynghorwn ni â’r Llyfrgell Genedlaethol. Drwy drafod a meithrin perthynas weithio dda â’r sefydliadau hynny, disgwyliwn gael yr un driniaeth ganddynt hwy.

Os oes casgliadau mawr y mae modd eu rhannu’n hwylus ar hyd llinellau daearyddol ac os oes deunydd sylweddol sy’n berthnasol i Gymru ynddynt, gallwn ni gytuno i rannu’r casgliadau hynny rhyngom ni a’n chwaer-sefydliadau yn yr Alban a Lloegr.

Yr ydym hefyd yn ymgymryd i gysylltu â sefydliadau lleol yng Nghymru, megis archifdai’r siroedd ac amgueddfeydd lleol, ynghylch caffael cofnodion a thynnu eu sylw at gasgliadau a all fod yn fwy perthnasol i’w daliadau hwy, neu gymryd archifau y gallant hwy eu cyfeirio atom ni. Mewn perthynas ag amgueddfeydd lleol yn benodol, byddwn ni’n casglu archifau cloddiadau archaeolegol os ydynt yn rhai cwbl ddogfennol, ond fe gyfeiriwn ni adneuwyr at amgueddfeydd lleol os yw’r archif yn cynnwys darganfyddiadau ac arteffactau eraill. Os yw’r archifau hynny’n cynnwys cofnodion papur yn bennaf ac ychydig o ddarganfyddiadau, fe gysylltwn ni â’r amgueddfa berthnasol a chynnig dal y gyfran ddogfennol o’r casgliad. Os nad yw amgueddfeydd lleol yn fodlon cymryd casgliadau archaeolegol cymysg o’r fath, fe gysylltwn ni ag Amgueddfa Cymru.
Nôl i ben y dudalen

4. Prosesau

Dulliau Caffael

Bydd  CHCC yn chwilio’n weithgar am ddeunydd perthnasol fel rhoddion ac yn ymateb i gynigion ohonynt neu, os bydd angen, bydd yn prynu deunydd perthnasol. Gall CHCC lunio strategaethau caffael i reoli’r caffael gweithgar ar gofnodion. Gall y rheiny ddeillio o brosiectau CBHC mewn ardaloedd daearyddol penodol neu ar fathau penodol o safleoedd, neu o ganfod bylchau yn ein casgliadau neu’r meysydd yr ymddiddorwn ynddynt, e.e. cofnodion practisau pensaernïol yng Nghymru. Bydd y strategaethau hynny’n esgor ar fanylion pellach ynglŷn â’r mathau o gofnodion sydd i’w casglu, sut y dylid chwilio amdanynt, a’r adnoddau y bydd eu hangen i ymdrin â hwy. Yn yr un modd, gellir llunio canllawiau manwl ar gyfer rhoi fformatau neu fathau penodol o gofnodion, yn enwedig mewn perthynas â chofnodion digidol. Gall y canllawiau hynny fod yn dechnegol fanwl a rhagnodi sut y mae’n rhaid cyflwyno cofnodion penodol a’r metadata cysylltiedig i ni.

Os yw’n ymarferol, gall CHCC wneud cais i gyrff fel Cronfa Dreftadaeth y Loteri am gymorth grant i brynu casgliadau mawr, neu weithio mewn partneriaeth â chwaer sefydliadau i ariannu, neu wneud cais am gyllid, i brynu casgliadau mawr y gellir eu rhannu rhwng y partneriaid.

Os bydd modd, fe lofnodir cytundebau parhaus â phrif adneuwyr rheolaidd deunydd. Er enghraifft, mae Memorandwm Cytundeb ar waith rhwng yr Archifau Gwladol, Cadw, Llywodraeth Cymru a’r Comisiwn Brenhinol i ymdrin â throsglwyddo cofnodion o Cadw i CHCC, ac fe anogir sefydliadau eraill i ddefnyddio cytundebau a rhaglenni tebyg.
Nôl i ben y dudalen

Amodau

Gyda phob rhodd i CHCC dylid cyflwyno ffurflen – wedi’i llenwi – i drosglwyddo’r rhodd yn swyddogol. Caiff unrhyw amod a gysylltir gan y rhoddwr ei hystyried yn ofalus cyn derbyn yr eitem, yn enwedig os bydd yn effeithio ar fynediad cyhoeddus i’r eitem neu’n rhwystro cynnwys yr eitem ar system we Coflein sydd â mynediad cyhoeddus iddi. Gall benthyciadau ac adneuon fod yn destun amodau penodol y byddwn ni wedi cytuno yn eu cylch.

Os caiff cofnodion eu caffael, fe geisir neu fe brynir rhodd yr hawlfraint, ond ni fydd cadw’r hawlfraint ar gasgliadau gan y perchnogion yn eu rhwystro rhag rhoi’r casgliadau. Caiff CHCC ei lywio gan egwyddorion mynediad-i’r-cyhoedd, ac fe gais sicrhau bod modd trefnu i dderbyniadau fod mor hygyrch â phosibl, gan gynnwys mynediad iddynt drwy Coflein. Efallai y byddwn ni’n caffael cofnodion y bydd yn rhaid peidio â’u rhyddhau am gyfnod rhesymol, ond wnawn ni ddim dal cofnodion na ellir trefnu iddynt fod yn hygyrch i’r cyhoedd o fewn amserlen realistig.

Nod CHCC yw cydymffurfio â Safon yr Archifau Gwladol (y TNA) ar gyfer Storfeydd Cofnodion (2004), ac mae’n addo cydymffurfio â’r Ddeddf Cofnodion Cyhoeddus a cheisio arweiniad gan y TNA wrth gaffael cofnodion cyhoeddus. Ni fydd CHCC yn ceisio caffael unrhyw eitem na chasgliad onid yw wedi’i fodloni bod modd iddo gaffael teitl dilys i’r deunydd ac nad yw’r deunydd hwnnw wedi’i gaffael o wlad ei darddiad, nac wedi’i allforio ohoni, yn groes i gyfreithiau’r wlad honno.
Nôl i ben y dudalen

Dad-Dderbyn a Dinistrio Cofnodion

Mae’r casgliadau a ddelir yn CHCC wedi’u dynodi’n rhai i’w diogelu’n barhaol a cheir rhagdybiaeth gref yn erbyn cael gwared ar unrhyw ddeunydd sydd wedi’i gasglu o dan delerau’r Polisi Casglu, wedi’i dderbyn ac y trefnwyd iddo fod ar gael i’r cyhoedd. Er hynny, mae’r Comisiwn Brenhinol yn addo adolygu casgliadau ac fe all, o dan rai amgylchiadau, ystyried dad-dderbyn casgliad neu eitemau unigol. Enghraifft bosibl o hynny yw set o gopïau mecanyddol unfath o luniad penodol. Bydd y Comisiwn Brenhinol yn trosglwyddo eitemau neu gasgliad i storfa addas arall os yw hynny’n bosibl ac yn briodol. Ni chynigir unrhyw gasgliad neu gofnod archifol unigol i’w werthu.

Fe ystyrir dinistrio deunydd os yw ef mewn cyflwr mor wael nes nad oes unrhyw ragolwg, heddiw neu yn y dyfodol rhagweladwy, o adfer y wybodaeth wreiddiol a oedd ynddo. Rhoir blaenoriaeth i’w ddinistrio os oes gofyn ei storio ar ei ben ei hun oherwydd y risg posibl i ddeunydd archifol arall. Gellir hefyd ddinistrio eitemau sydd wedi’u copïo a’u dyblygu’n fecanyddol os nad yw’n bosibl neu’n briodol eu trosglwyddo i sefydliadau eraill.

Logo Trwydded Llywodraeth Agored Mae’r ddogfen hon ar gael o dan y Drwydded Llywodraeth Agored.

Nôl i ben y dudalen

Tweets